Il problem solving: il metodo dei cinque passi
l'espressione sembra arcana, ma indica semplicemente l'attività con cui si tenta di risolvere un problema. Spesso i gruppi, in azienda, si formano proprio attorno a un problema: ridurre al minimo il livello delle scorte a magazzino, sciprire perchè la percentuale di scarti è in aumento, ridistribuire le respensabilità all'interno del reaprto... ed è proprio quando si trovano davanti a un problema che molti gruppi entrano in crisi: perchè non hanno un metodo per affrontarli.Lavorando da soli la cosa è meno grave: a forza di esperienza, magari senza nemmeno rendersene conto, ciascuno trova il suo metodo. Ma quando si lavora in gruppo, o meglio in team, se non si ha un metodo comune ci si ostacola a vicenda, e mentre il tempo scorre inesorabile si finisce travolti dalla fretta, dalle urgenze: si va avanti di corsa senza arrivare da nessuna parte.Di metodi per affrontare un problema ce ne possono essere diversi; L'importante è averne uno: esplicito e condiviso. In SCTraining proponiamo quello dei cinque passi:1. stabilire qual è il vero problema;2. raccogliere e analizzare i dati;3. definire l'obiettivo;4. identificare le possibili soluzioni;5. scegliere la soluzione migliore.Stabilire qual è il vero problema. Sembrerebbe ovvio, ma lo è meno di quanto sembra. L'errore più frequente nel lavoro di squadra è proprio quello di precipitarsi a tentare soluzioni senza far chiarezza sul problema: si combatte contro i sintomi ma non si arriva ad afferrarne le cause. E qui non ci sono scorciatoie: per inquadrare un problema bisogna investirci il tempo necessario: ascoltare tutti, discutere con tutti, porre e porsi delle domande...di qualità. Sappiamo infatti che la qualità delle risposte è direttamente proporzionale alla qualità delle domande. E se non si è sicuri, procedere al secondo passo lasciando la questione aperta: la raccolta e l'analisi dei dati potrà contribuire anche a chirire meglio quale sia il vero problema.Raccogliere e analizzare i dati. I dati da raccogliere devono essere soprattutto informazioni legati ai fatti: le opinioni non sono dati ma ipotesi, quando non si tratta addirittura di semplici reazioni emotive alla situazione. Nell'istruttoria di un problema occorre un grande realismo: i dati nudi e crudi, come tutti sappiamo, sono spesso sentiti come accuse, come dita puntate verso un qualche responsabile, che si sentirà quindi spinto a dirottare l'indagine verso altre piste; tanto più che la voglia di protagonismo spinge molti a bruciare le tappe e a vendere le proprie interpretazioni come fatti. Proprio per questo occorre ascoltare tutti e analizzare tutti i contributi.Definire gli obiettivi. Definire un obiettivo significa concludere l'istruttoria (l'analisi dei dati): non con la condanna di un colpevole ma con una proposta operativa. L'obiettivo, come si dice in gergo, deve essere SMART: aggettivo difficile da rendere in italiano (qualcosa tra elegante, lucido, astuto, furbo, brillante, azzeccato), ma che in sigla si legge Specifico, Misurabile, Attraente, Realistico, Tempificato. Specifico significa che non ci si può accontentare di impegnarsi a risolvere il problema: occorre precisare che cosa concretamente si intende fare per risolverlo. Definito questo, il resto viene quasi da sè: sono soprattutto gli obiettivi generici che mancano delle altre quattro caratteristiche, soprattutto dei tempi.Identificare le possibile soluzioni. E' soprattutto per lanciare la ricerca delle soluzioni che i tempi dell'obiettivo non devono essere ne troppo immediati ne troppo lontani: nessun vero problema può essere risolto per domani, mentre se si sposta l'orizzonte troppo lontano del problema non rimane che un fantasma. E per la ricerca delle possibili soluzioni, la forza di un asquadra, di un team, sta soprattutto nella collaborazione fra tutti: nella messa in campo di tutte le risorse, di creatività e di competenza, di cui si dispone. Collaborare, naturalmente, significa lavorare assieme: la tecnica del brainstorming, su cui torneremo in uno dei prossimi post di questo blog, non è che uno dei tanti modi.Scegliere la soluzione migliore. Soprattutto alla stretta finale, quando si tratta di prendere una decisione, i pareri saranno più di uno e magari notevolemnte diversi tra loro. I criteri di valutazione possono essere tanti, ma nel lavoro di squadra, a parità di altre condizioni, la soluzione migliore è soprattutto quella che trova il consenso di tutti. Anche su la costruzione del consenso torneremo in uno dei prossimi post.Se tutti i passi sono stati compiuti correttamente, si tratta di un concreto programma di azione in vista di un preciso obiettivo da raggiungere in tempi certi: si tratta cioè della partita in cui tutta la squadra dovrà scendere in campo, al massimo del coinvolgimento e della convinzione.
